我是这样用EXCEL记账

360doc个人图书馆 2019-06-12

这篇可能是我这辈子能写出的最硬干货了,真正地集专业、兴趣于一体的压箱底。


以前也有写过,我对存钱是有天然的兴趣(抠门),工作之后,更是对每一笔开销都很留意。记账也是从工作之后开始的,觉得看到账本上的积蓄一点点累加,会很有幸福感,并且账本看结余也很方便,不用到处翻查余额合计,毕竟当时手机还没这么智能,转账也并不便利。


但是一开始记账是走过歧路的。用excel记账最便捷,但是做了n个sheet,花销一张表,收入一张表,银行账又是一张表,数字贴来贴去不胜其烦。但由于自身水平的局限,不知道该如何改进,只会用笨方法一个个填,每次更新表格都要很长时间,十分疲惫。


这个时候,读了一本书,是伍昊的《你早该这么玩Excel》。印象最深的两点是:1.基础数据的完整性,2.数据透视表的运用。当时的我是个算合计只会用SUM的表格小白,这本书看完,瞬间豁然开朗,于是,马上对表格进行了改进,也延用至今。


按第一点来说,完整性就是数据越细分越好,并且不能有空白项。于是,我设置成:年度-月份-日期-金额-类型-二级-归属-摘要。这些称呼可以按自己的习惯来。



可是,又出现了一个新问题,比如一笔工资,银行余额增加了,收入也增加了,归属要怎么选?这时候,就需要用上财务知识了。


简单地说,一笔工资进账,是资产和收入增加,那么就登记一笔正数的资产,和负数的收入;一笔费用的花销,就是登记一笔费用的正数,和资产的负数。如果是用信用卡购买,就按信用卡最后的记账日登记负数的负债。


是不是晕了?


我贴个图,大家感受一下。


(数字是随手打的,**代表人名。)


(注意负债的日期,后面会讲到。)



一定有人会问,为什么要写负数,我的收入怎么可能是负数?


这就涉及到财务知识了。


财务学习的第一点是:有借必有贷,借贷必相等。放到表里可以换一个理解:有正必有负,合计必为零。(这句我编的!)


财务学习的第二点是:资产、成本和费用的记账原则是借方增加、贷方减少,负债和收入是贷方增加、借方减少,放到表里运用的思路就是:资产、成本和费用是正数增加,负数减少,负债和收入是负数增加,正数减少。


所以:发生了一笔收入,资产增加了记正数,收入增加了记负数;


发生了一笔现金或银行卡支付的费用,费用增加了记正数,资产减少了记负数;


发生了一笔信用卡或花呗支付的费用,费用增加了记正数,负债增加了记负数。


日常记账里会牵涉的科目类别不多,也就一些常用的。把它们放在一列里,给基础表设置一个下拉框限制,只能输入那列里的科目,就可以了。这些科目都填在“二级”下面,不习惯用这个称呼的,可以改成科目、项目、细分等等等等自己用着顺手的称呼。



我设置的细分比较多,大家根据自己的情况设置,但必须注意保持一致,比如学习费归进费用,就不要后面又归入成本了,更不能因为忘记了,又换成书本费之类的,这样会造成混乱。搞不清的时候,可以筛选一下之前的内容,是入到了哪里。


做完了基础表,接下来数据透视一下就可以。不同的筛选项目可以出来不同的表,我做了汇总表和明细表。


汇总表:



按照图中的字段筛选,再进行位置的调整,就可以得到汇总表。位置如何调整,可以根据个人习惯,比如我是按照“资产-负债-成本-费用-收入”的顺序排序,将一个类型的项目放在一起。



这张表的目的是可以一目了然地得到各个项目类型的合计数。


但是汇总表对于比较每月费用变化很不方便,所以我又增加了明细表。汇总表就成为看总收入和总资产的辅助了。


明细表:



按照图中的字段筛选,再进行位置的调整(调整方式同汇总表的调整思路),就可以得到明细表。



这张表的目的是方便对比每个月的成本、费用、收入的变化。如果想看单独的费用表,可以点左上角的(全部)小箭头,选择费用项目即可。


并且,前文提到的核对信用卡账单金额,就是通过这张表体现。图中染色部分,表示账单出来后已和记账数额核对一致,防止记账的时候有遗漏。这个数字的得出,就关系到之前截图里负债的日期问题,为什么不是那笔费用的发生日期?因为我把它写成信用卡的还款日,便于查看准确的还款金额。


众所周知,信用卡有记账日和还款日,合理利用信用卡周期可以最大程度享受信用卡的免息期。表里也能看出有很多信用卡。其实不需要这么多,有几张不常用的额度又特别高,所以就放着备用。电话调整过卡片的记账日,错开来以便更好地利用,只需要在日常消费时根据日期更改支付宝的关联支付,说麻烦也不麻烦,上下班路上顺手的操作而已。


对于信用卡,我的观点一直是:信用卡没有错,过度消费不是因为信用卡,而是因为对自身的需求没有正确的认知,如果不能控制自己的购物欲,一样能把借记卡里的余额刷光。


表格完成后,如有发生金额变动,只需要在基础表填入一笔正数和负数,类型和项目填写正确,两张数据透视表单击右键刷新一下,数字就自动带出来了,超方便。



这样就基本满足了日常统计、对比的需求,这样三张表我用了好几年,感觉很顺手。


举几个例子:前年参加婚礼的朋友要结婚,你不记得当时收了多少钱,记录的本子也找不到,怎么办?出去旅游一圈回来,同事问你花了多少钱、代买的护肤品要给多少钱,一样样算费劲不?一年赚三十万只存了三万的某人想知道究竟钱花哪了,准备点份咖啡回忆半天吗?有了这张表,通通不需要!想查哪里查哪里,超快超清晰!你需要做的只是把每一笔变动记录进去,摘要写清楚,量不多的时候一周记录一次也可以。


去年,我又增加了新的需求,想把资产负债和费用表按自己的想要的格式单独显示汇总,那么只需要用SUMIFS在基础表中取数即可得出,或者用VLOOKUP在明细表中取数亦可,殊途同归,就不在这里赘述了。


如果看完了这篇文章,你打算用这个表记账,那么第一步需要做的是:盘点自己所有的资产和负债,按各个项目细分好,登记到表格里作为原始数据。登记时同样遵守不同类型的正负数含义的规则,这样后续无论发生多少收入支出,都能看出自己的总体情况。


几个提示↓:


1.有多张信用卡的人,手机设置提醒,提醒日为还款日的前一天,还款完成后将日期改到下月的该日,再也不用担心忘记还款,吓出一身冷汗了。


2.在基础表的顶部做一个subtotal的合计公式,计算范围不包含期初余额。这样一旦发生数字输入错误,合计不为零的,就可以一眼看出来了。


3.给表格设置一个密码防信息泄露,定期备份防遗失。


有的人会觉得,财务知识太麻烦了,或是我完全不明白搞不懂,那么可以换个思路,会弄这个账本,也学会了一些基础的财务知识,恭喜你又多了解了一门技能呀!


也有人会说 ,我用手机app记也很方便,那么恭喜你找到了适合自己的软件,因为我当时也考虑过换成app记账,但是试了几个,都觉得不太顺手,又担心信息泄露,还是用自己的表最安稳。